Huoltotoimintojen digitalisointi RFID:lla tehostaa
prosesseja ja asiakaspalvelua
#mobiiliraportointi | #toiminnanohjaus | #palveluprosessin digitalisointi
Lue koko CASE alta >
Laiterekisterin käytettävyyden parantaminen
Lääkinnällisten laitteiden säännöllinen huolto ja rekisteröinti ovat lakisääteisiä ja Fimean valvonnan alla. Laitevalmistajana Lojer haluaa palvella asiakkaitaan tarjoamalla heille kattavat huoltopalvelut.
Alunperin Lojerin tarve oli parantaa ja digitalisoida laiterekisterin käyttöä laitteiden huoltotoiminnan tehostamiseksi. Aiemmat versiot Lojerin laiterekisteristä olivat staattisia eikä käytössä ollut nykypäivän trendin mukaisesti mobiilisovellusta. Laitteen tunnistaminen perustui laitteen tyyppikilvessä olevan pitkän sarjanumeron todentamiseen. Huoltoasentajien tekemät manuaaliset kirjaukset kentällä veivät aikaa ja niissä tapahtui virheitä. Asiakkaan arkea haluttiin parantaa myös tekemällä huollon tilaaminen mahdollisimman helpoksi, ilman että hoitajan tarvitsisi selvittää ensin laitteen sarjanumeroa.
Laiterekisterin käytettävyys ei ollut asiakkaiden hoitohenkilökunnan ja Lojerin huoltoasentajien näkökulmasta riittävä ja vaati kehittämistä. Kentällä työskennellessä piti mobiilitoimivuuden olla kunnossa eli piti pystyä tekemään mobiililaitteella asioita. Ratkaisun avulla kehitettäisiin sisäisten prosessien tehokkuutta ja otettaisiin seuraava askel digitalisoinnin taipaleella.
Huoltopalvelut nopeutuvat ja tehostuvat RFID:lla ja mobiilisovelluksella
Ratkaistava asia oli, miten tunnistetaan mikä laite tai yksilö on kyseessä. Eri teknologioita on paljon, ja käyttötavat vaihtelevat sen mukaan, mitkä ovat kunkin organisaation tavoitteet. Mobiilisti toimivan laiterekisterin kehittämiseen valittiin etätunnistaminen eli RFID-teknologia, jolla voitiin toteuttaa tarkoitukseen sopiva ratkaisu. Mobiilitunnistamisen pystyisi tekemään myös manuaalisesti viivakoodin kautta, mutta todettiin, että se ei riittänyt toivottuun ratkaisuun.
Kehitetyn Easy Care-mobiilisovelluksen avulla voidaan sairaalasängyissä oleva NFC-tunniste lukea mobiililaitteella ja tunnistaa laite automaattisesti. Sen sijaan, että huoltoasentaja täyttää manuaalisesti paperista huoltoraporttia, mobiilikirjaukset tehdään suoraan järjestelmään ja tiedot siirtyvät saman tien sähköiseen tietokantaan. Näin pystytään yksilötasolla seuraamaan mitä huoltoa ja milloin tietylle laitteelle on tehty. Kun asentaja on raportoinut tehtävän valmiiksi, se siirtyy tarkistettavaksi ja laskutettavaksi. Raportit saadaan järjestelmän avulla tehtyä kätevästi, mikä parantaa sisäistä tehokkuutta. Asiakkaat, jotka tilaavat laiterekisteriä palveluna, näkevät laitekantansa ja huoltohistorian palvelussa. Tämä helpottaa asiakkaan velvollisuuksia laitteiden huollon suhteen. Mobiilisovelluksen avulla päästään sähköiseen asiointiin.
Tavoitteena oli myös tehdä huollon tilaaminen mahdollisimman helpoksi asiakkaalle. Sairaalasängyissä olevassa tunnisteessa lukee teksti ”Tee vikailmoitus tämän kautta”, mikä auttaa hoitohenkilöstöä tekemään huoltotilauksen osastolla älypuhelimella saman tien. Kontaktointi Lojerin huoltoon on helppoa ja vika saadaan työn alle mahdollisimman nopeasti.
Vaikka ratkaisun kehittämiseen hyödynnettiin olemassa olevia ratkaisuita ja laiterekisteriä, kehitystyö on vaatinut aikaa ja resursseja. Ratkaisun kehittämisessä on soviteltu tuotekehityksen sekä asiakkaan ja myynnin näkökulmia siitä, mihin kaikkeen järjestelmää haluttiin käyttää ja mihin se oikeasti voisi taipua. Ohjelmistokehitystä ollaan tehty ketterästi mobiiliversio edellä. Ohjelmistoa käytetään tasapuolisesti sekä mobiilisti että desktopissa, mutta mobiilitoimivuus oli Easy Care-järjestelmän kehittämisen lähtökohta.
RFID-järjestelmän integraatio on tällä hetkellä yksisuuntainen, mutta tulevaisuudessa tiedon välittäminen erilaisten ohjelmistojen ja rajapintojen välillä tulee lisääntymään. Tarkoitus on kehittää huoltotoimintaa ja prosesseja yleisemminkin. Laitteiden tietokanta eli master data, mihin laitteiden elinkaaren aikainen tieto mm. laitteiden käytöstä ja huollosta kerääntyy, tulee olemaan entistä tärkeämmässä roolissa. Tieto mahdollistaa erilaisten palvelumallien kehittämisen asiakkaan suuntaan. Esimerkiksi laitteiden vuokrauspalvelussa RFID:n avulla seurataan älykkäästi kalustoa. Tiedetään, että vuokrakannassa on tietty määrä laitteita, järjestelmästä nähdään kuinka paljon laitteita on vuokralla ja varastossa, sekä kuinka monta kertaa laitteet ovat kiertäneet vuokralla.
Huoltotoimintojen digitalisointi tehostaa prosesseja ja asiakaspalvelua
Easy Care RFID-järjestelmä on otettu ensimmäisillä asiakkailla käyttöön syksyllä 2019 ja käyttöönottoa viedään alue kerrallaan eteenpäin. Samalla järjestelmään tehdään käyttäjien palautteen pohjalta muutoksia. Asiakkailta saadun palautteen mukaan on tärkeää, että laitteet on rekisteröity ja huoltotiedot helposti saatavissa Fimean kyselyitä varten.
”RFID-järjestelmän avulla ajantasainen tieto on saatavilla samassa paikassa kaikille osapuolille, mikä säästää aikaa tietyissä prosessipisteissä. Huoltotilaukset nopeutuvat ja sisäinen prosessi tehostuu”, mainitsee Tapio Turta Lojerilta. Oma henkilöstö on ottanut järjestelmän hyvin vastaan ja antanut hyvää palautetta. Järjestelmän etuja ovat myös pehmeämmät arvot: kun huoltoasentajien työtä on mietitty ja siihen tuodaan uusia ratkaisuja, kokevat he työnsä arvostusta.
Prosessin tehokkuuden parantamisesta ei ole vielä saatavilla mitattavia tuloksia, kuten kuinka paljon enemmän pystytään tekemään samassa ajassa. Kaikki tuotteet menevät nyt laiterekisteriin, jossa on tagitettyjä tuotteita noin 2000 kpl ympäri Suomea. Laitteille tehdään 12000 määräaikaishuoltoa vuodessa. RFID-järjestelmän avulla saadaan tehostettua koko prosessia. Jos saadaan 1-2 minuuttia raportointia pois per laite, säästöä tulee jo merkittävästi. Tämä voisi olla yksi sopiva mittari.
Easy Care-palvelu otetaan täydellä mittakaavalla käyttöön vuoden 2020 aikana. Kun sisäinen prosessi toimii tehokkaasti, tavoitellaan huoltopalveluiden laajentamista asiakaskunnalle. Easy Care on tällä hetkellä käytössä ainoastaan Suomessa, mutta on tarkoitus laajentaa käyttöä konsernin tytäryhtiöihin Ruotsiin ja Norjaan. Järjestelmää jatkokehitetään ja laajennetaan myös laitteiden varaosiin. Mahdollisuuksia hyödyntää järjestelmää on runsaasti. Paikkatietojen seuranta ja mm. vuokralaitetoiminta tulevat lisääntymään. Tulevaisuudessa tietyn tyyppisiin laitteisiin voidaan laittaa tehtaalla tunnisteet, mikä osaltaan ohjaa siihen, että laitteen seuranta ja vikailmoituksen tekeminen jatkossa on helppoa. Tulevaisuudessa on yhä enemmän älykkäitä laitteita, joiden sähköjärjestelmästä saadaan poimittua tietoja.
”Parasta yhtyeistyössä FENTECin (aiemmin Toptunniste) kanssa on ollut joustavuus, ja että yhden kumppanin kanssa on voitu suunnitella koko RFID-ratkaisu alusta loppuun. FENTEC on hoitanut kokonaisuudenhallinnan eli ohjelmiston kehittämisen, tietokannan ja tunnisteet, sekä niiden käyttömahdollisuudet.”
”FENTEC on asiantuntija RFID-teknologiassa ja sen hyödyntämisessä. Easy Care-mobiiliratkaisu helpottaa ja nopeuttaa sekä asiakkaan että huoltoasentajan työtä”, kertoo Tapio Turta.
LOJER
Lojer-konsernin tarina sai alkunsa vuonna 1919, kun peltiseppä Niilo Ranni perusti Vammalan Konepajan.
Suomalainen Lojer on Pohjoismaiden suurin sairaalakalusteiden valmistaja ja tuotteita on käytössä 115 maassa.
#RFID #RAINRFID #mobiiliraportointi #etätunnistaminen #toiminnanohjaus #BetterKnowledge #Lojer #FENTEC
Kiinnostuitko MOBIILIRAPORTOINNISTA tai automaattisen tunnistamisen RATKAISUISTA?
Lähetä viesti alla olevan lomakkeen kautta tai ota yhteyttä 010 841 0330 / sales@nullfentec.fi